Se una scrivania in disordine è segno di una mente disordinata, di cosa sarà segno allora una scrivania vuota? si chiedeva Einstein. La mia prima risposta è che vuota non vuol dire ordinata, anzi ci sono tantissime differenze tra una scrivania in ordine e una scrivania vuota.

 

Giugno è il mese in cui più di tutti gli altri si fanno i conti, per via delle tasse se sei una P.IVA o del 730 se sei un lavoratore dipendente. Poter contare su documenti personali e lavorativi organizzati è un must se vuoi evitare di stressarti anche quando non serve.

 

Se poi consideriamo i numeri sempre in crescita anche in Italia dello smart working, il lavorare da casa sdoganato dalla pandemia ha obbligato tutti a pensare, o ri-pensare, al nostro spazio di lavoro anche a casa. Dimentichiamo per un attimo le posizioni personali di amore/odio nei confronti dello smart working. Secondo me il punto vero è che questo nuovo modo di lavorare presuppone anche un nuovo approccio al lavoro.

 

Questo approccio va al di là del numero di ore lavorate e richiede una certa attenzione anche per quanto riguarda l’organizzazione dello spazio in cui ci troviamo a lavorare e, quindi e soprattutto, della scrivania.

 

Poter contare su uno spazio di lavoro pulito e organizzato incide profondamente sulla nostra capacità di restare concentrati.

 

Non solo. Una scrivania ordinata ha un impatto anche sulla probabilità di trovare subito ciò che ci serve, evitare di sprecare tempo e portare a termine i nostri obiettivi con successo e soddisfazione.

 

Ti dicevo che una scrivania in ordine non è vuota. Una scrivania ordinata infatti è semplicemente sgombra da quello che non serve, da ciò che distoglie la nostra attenzione e ci rende più difficile tenere la concentrazione. Una scrivania organizzata e funzionale prevede la presenza di tutto quello che ci serve per lavorare in modo fluido e soddisfacente, a partire dal pc, dalle penne (tante e colorate), dall’agenda e dal blocco per prendere appunti.

 

Ma servono anche cose apparentemente futili, come foto, frasi d’ispirazione o piccole piante. Perché dobbiamo lavorare sì, ma in un ambiente bello, che parli un po’ di noi e che ci faccia respirare.

 

Spesso vi dico che l’organizzazione è fatta da cose piccole, a cui troppe volte non badiamo o diamo per scontate. La cattiva notizia è che se continuiamo ad ignorarle, le cose non si risolveranno da sole e continueranno a infastidirci ogni giorno. Se pensi che siano nulla di che, prova a toglierti queste piccole fonti di frustrazione e vedrai quel nulla quanto vale.

 

C’è però anche una buona notizia: in fondo ti parlo di piccoli accorgimenti che puoi attuare subito subito. Ma prima di vederli insieme, vorrei che ti facessi un paio di domande. Quali aggettivi useresti per descrivere la tua attuale postazione di lavoro? E se immagini la tua scrivania ideale, come la definiresti?

 

Se gli aggettivi son sono gli stessi, sono molto felice per te perché è importante che il luogo in cui lavoriamo (a volte anche per parecchie ore) ci regali sensazioni piacevoli.

 

Se invece ti sei accorta che gli aggettivi che hai utilizzato per descrivere la tua attuale scrivania sono l’opposto di quelli della scrivania dei tuoi sogni, sono qui per te.

 

1. Piano ampio

 

Abbi cura di poter contare su un piano ampio in modo da poterti muovere con comodità, libera da ciò che non è essenziale. Ci deve essere spazio per un computer, carta e penna per prendere appunti e il cellulare, se ti serve per svolgere il tuo lavoro. Poche cose, facili da utilizzare in caso di bisogno e comode da riporre, magari aiutandoti con una scatola, quando hai terminato, nel momento in cui il tavolo deve recuperare la sua funzione originaria.

 

Per non penalizzare l’ergonomia, il piano di lavoro ideale dovrà trovarsi all’altezza dei gomiti e consentire loro di appoggiarsi formando un angolo di 90 gradi.

 

2. Seduta e luce

 

La sedia deve essere comoda: non deve affaticarti la schiena, ma consentirti di mantenere una postura corretta anche per un periodo prolungato, evitandoti inutili dolori.

 

Lavorare in un ambiente luminoso poi è fondamentale non solo per essere produttivi ma anche per salvaguardare la nostra salute psico-fisica. Ottima la luce naturale, ma attrezzati anche con una buona illuminazione artificiale, preferendo una temperatura fredda che aiuta a mantenere la concentrazione.

 

3. Tu e le piante

 

La giusta temperatura per la stanza di lavoro è 21°C, come suggerito dall’Organizzazione Mondiale della Sanità. Non troppo calda e non troppo fredda, è l’ideale per mantenere la concentrazione e non mettere a rischio la salute.

 

Inoltre è scientificamente provato che dedicarsi alla cura delle piante regala benefici incredibili sia sull’umore che sulla salute. La presenza delle piante intorno a noi contribuisce a purificare l’aria che respiriamo, ridurre lo stress e aumentare l’autostima.

 

4. La regola del bersaglio

 

Come dico spesso, la parola d’ordine è decluttering: elimina il superfluo, rimuovi la confusione e il disordine dalla postazione di lavoro. Ma come scegli cosa tenere sul piano di lavoro?

 

Per una scrivania in ordine, applica la regola del bersaglio e immagina di tracciare un cerchio di un diametro di circa 50 cm. Il cerchio deve contenere solo gli elementi assolutamente indispensabili al tuo lavoro:

 

• ci sarai ovviamente tu, seduta alla tua sedia
• il computer, o il tuo strumento di lavoro abituale
• eventualmente la pratica a cui stai lavorando in questo esatto momento

 

Ora immagina di tracciare un secondo cerchio concentrico al primo ma un po’ più grande, con un diametro di circa 70 cm. Questo secondo cerchio contiene tutti quegli oggetti che usi con buona frequenza e che quindi è bene tenere a portata di mano. Ci saranno allora penne, matite, evidenziatori, un blocco per appunti, la tua to-do list e l’agenda.

 

Infine, al fuori del secondo cerchio, posiziona tutti gli oggetti che usi più raramente ma che comunque desideri avere a portata di mano. Sono parte di questi, per esempio, la pinzatrice, la calcolatrice, il carica batteria del cellulare e la stampante.

 

Vuoi un esempio pratico? Mi viene chiesto spesso come fare per gestire in maniera ordinata ed efficace la contabilità domestica. Per molti è una vera scocciatura, ma solo perché non è chiaro come farla bene e velocemente!

 

Questo accade per diversi motivi: vuoi perché riceviamo sia documenti cartacei che in digitale, perché talvolta non si capisce bene se sono cose da tenere o da buttare, perché abbiamo poco tempo (e forse anche poca voglia) di metterci la testa e fare di conto. Ma spesso e soprattutto perché non è mai stato identificato un posto e un metodo di archiviazione preciso ed affidabile.

 

Avere il controllo dei propri documenti, invece, è una cosa grandiosa:

 

• ti libera la testa
• quando hai bisogno di qualche cosa sai dove andare a pescarla senza impazzire
• e soprattutto ti evita di sprecare denaro là dove non serve

 

Le regole generali sono sempre le stesse, quelle che abbiamo imparato a conoscere e utilizzare anche per gli altri ambienti domestici: elimina, dividi per categoria e aiutati con organizer adatti.

 

1. Elimina

 

Come sempre, prima di tutto, elimina la carta che non serve. Poi una volta stabiliti quali documenti tenere, valuta se li vuoi archiviare in formato cartaceo o in formato digitale. Considera magari un mix delle due modalità, in base a come già li ricevi (io faccio così). In ogni caso la metodologia da seguire è sempre la stessa.

 

2. Dividi per categoria

 

Stabilisci le macro categorie: casa, lavoro, scuola, spese mediche, mezzi di trasporto, ecc. Le stesse categorie si applicano ai documenti cartacei e digitali: con un metodo solo, ti ricordi bene e organizzi ancora meglio.

 

Per ogni macro categoria vai più nel dettaglio e individua le sottocategorie. Ad esempio, per i documenti della casa, puoi creare sotto categorie per bollette (luce, gas, acqua), assicurazione, spese condominiali, affitto o mutuo e così via.

 

3. Archivia con organizer

 

Organizer e cartelline trasparenti i tuoi migliori alleati. Ti suggerisco di acquistare grossi raccoglitori nei quali potrai inserire le cartelline trasparenti. Ovviamente un maggior numero di documenti richiedono un maggior numero di raccoglitori.

 

Attrezzati poi con etichette: una sul raccoglitore che indica il contenuto generale (casa), poi suddividi chiaramente le sotto categorie (bollette, mutuo, assicurazione) inserite nel raccoglitore e anche le sotto sotto categorie (luce, gas, acqua, IMU, TARI). Il mio trucco è usare un post it piccolo in ogni cartellina trasparente scrivendo sul lato appiccicoso in modo da inserirlo all’interno della cartellina evitando che si stacchi ogni volta.

 

Ricorda che mettere le cose in ordine ti aiuta a prendere delle decisioni migliori e ad andare avanti con più chiarezza, fermezza e lucidità.

 

Mantenere la scrivania in ordine può diventare parte della tua routine quotidiana. Se mi segui, sai bene che io sono una fan della RDM – routine del mattino. Infatti è ampiamente dimostrato che il modo in cui inizi la giornata incide profondamente sulla tua felicità, sulla tua produttività e sulla tua soddisfazione personale.

 

Pochi sanno però che, soprattutto se lavori da casa, è utile avere anche un piccolo rito che chiuda la giornata e sancisca la fine del tempo dedicato al lavoro, un consiglio furbo per goderti il relax dopo lavoro e una scrivania in ordine.

 

Il mio consiglio furbo è: riordina sempre il tuo spazio di lavoro prima di abbandonarlo a fine giornata.

 

Prenditi qualche minuto e rimetti ordine in modo da mantenerlo fino alla mattina dopo, e così giorno dopo giorno. Butta gli appunti già smarcati, archivia le pratiche che hai utilizzato, aggiorna la to-do list, togli di mezzo la tazzina dove hai bevuto il caffè e la carta dei biscotti. Dai al cervello un segnale che dica “ora rilassati!”.

 

Soprattutto se lavori da casa sarà come chiuderti la porta dell’ufficio alle spalle, anche se solo virtualmente. La tua scrivania sarà sempre funzionale e smetterà di essere un ostacolo all’ideale svolgimento del tuo lavoro.

 

Allora, non ti piacerebbe iniziare le tue giornate pensando “non vedo l’ora di sedermi alla mia scrivania”? Questo sentimento deriva solo da una scrivania in ordine. E io ti posso aiutare a trovare il modo per rendere il tuo spazio di lavoro un luogo d’ispirazione e non di disperazione! Scegli uno dei miei moduli di consulenza on demand, insieme è più facile!